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F. Ciências Sociais Aplicadas - 1. Gestão e Administração - 8. Organizações e Alternativas Organizacionais
A INFLUÊNCIA DA COMUNICAÇÃO NAS ORGANIZAÇÕES DA SOCIEDADE CIVIL SEM FINS LUCRATIVOS DO ESTADO DE SÃO PAULO
Claudete da Cruz Silva 1   (autor)   claudetec@hotmail.com
Adriana Paula Borges 2   (colaborador)   adrianapaula25@uol.com.br
Wanderley Carneiro 1   (colaborador)   wdcarneiro@uol.com.br
joão Marcelo Vasconcelos de Oliveira 3   (colaborador)   jmvo@fipecafi.fea.usp.br
Silvia Maria Farani Costa 1   (orientador)   silvia@sim.lme.usp.br
1. Depto. de Administração e Análise de Sistemas, Faculdade Morumbi Sul
2. Depto. de Sistemas de Informação, Faculdade Montessori
3. Depto. de Microeletrônica, Universidade de São Paulo - USP
INTRODUÇÃO:
A comunicação é um instrumento amplo da política geral de qualquer entidade, dos organismos públicos, das empresas e do marketing em particular. Comunicar significa trocar idéias, opiniões, habitualmente por meio da linguagem, mas também mediante representações visuais, imitações e sugestões. Sendo a comunicação o elemento essencial para troca de informações podemos afirmar que as falhas de comunicação podem trazer diversas conseqüências para as organizações, tais como entendimento errôneo da mensagem, produtos feitos de forma incorreta, perda de clientes, má fama no mercado e prejuízos significativos.
Neste estudo constatamos que ocorrem muitas falhas de comunicação entre as entidades em questão - Organizações Sociais de São Paulo (Creches e Espaço Gente Jovem) - e conseqüentemente algumas chegam a perder projetos, cursos e informações. Atualmente é bastante difícil para as empresas acompanharem as mudanças do mercado devido ao avanço da tecnologia e rapidez com que as informações devem ser tratadas. Para as organizações sociais esta dificuldade é muito maior, pois algumas não possuem recursos tecnológicos, desconhecem a ferramenta computador e os benefícios que a mesma pode trazer prejudicando desta forma o processo de comunicação com o meio externo.
A fim de propor uma solução viável este estudo tem por objetivo analisar quais são as principais falhas buscando otimizar o processo de comunicação interna e externamente a fim de manter estas organizações atuantes no mercado.
METODOLOGIA:
A pesquisa foi conduzida com uma estrutura não experimental, caracterizando-se por constatar fatos, sem a manipulação de variáveis. Constituiu-se por quatro partes:
1. Revisão bibliográfica do tema buscando embasamento teórico sobre o estado da arte utilizando-se para isso, livros, dissertações, revistas, artigos científicos, Internet e vídeos.
2. Pesquisa de campo permitindo a coleta de dados, através de entrevistas individuais, mediante dois questionários formulados para este propósito.
3. Análise de dados: permitiu detectar as falhas existentes na comunicação bem como os recursos disponíveis destas organizações.
4. Proposta: após a avaliação do resultado obtido foram elaboradas algumas propostas para as Organizações Sociais da Sociedade Civil, com a expectativa de contribuir para a melhoria do processo comunicativo das organizações.

Para realização deste estudo contamos com a colaboração de 39 Organizações Sociais da Sociedade Civil situadas em São Paulo, sendo a maioria da capital, e algumas dos municípios de Embu das Artes e Taboão da Serra.
RESULTADOS:
Mediante estudo realizado constatou-se a existência de alguns fatores que dificultam ou impossibilitam o recebimento, organização, troca e repasse de informações ocasionando a perda de projetos e cursos. Dentre os aspectos importantes observados podemos apontar a falta de treinamento e infra-estrutura adequada como fator primordial. Ficou constatado que apenas 3% das organizações não possuem linha telefônica; 13% não possuem aparelho de fax; 10% não têm acesso à Internet; 64% não possuem seu banco de dados informatizado; 36% tem problema de perda de correspondências que chegam via correio; e em 38% das organizações, as pessoas que atendem ao telefone não costumam anotar recados.
Mediante análise dos dados apresentados, sugerimos para as Organizações Sociais da Sociedade Civil algumas propostas a fim de minimizar os problemas de comunicação existentes no processo. Para tanto elaboramos um manual com alguns modelos padrões de formulários, para que as organizações adotem algumas diretrizes cotidianas em atendimento telefônico, reuniões interna e externa, elaboração de projetos, etc. Dentre as medidas propostas podemos enfatizar treinamento para a equipe em geral, reuniões freqüentes com núcleos, atividades dinâmicas de grupo, capacitação de gestores, centralização no recebimento de correspondências, compra de caixa de carta ou serviço de caixa postal e avaliação do plano de comunicação.
CONCLUSÕES:
A grande revolução na área tecnológica ocorrida nos últimos anos acentuou a concorrência no mercado. Neste estudo ficou constatado que as Organizações Sociais da Sociedade Civil sobrevivem de doações e verbas escassas para os fins sociais a que se propõe. Para tanto uma proposta foi elaborada para minimizar os problemas existentes no processo de comunicação consistindo em um sistema de informação manual. Alguns pontos imprescindíveis para o sucesso do plano são o treinamento da equipe em geral, mural de informações, utilização dos formulários padrões, compra de caixa de carta ou serviço de caixa postal e avaliação do plano de comunicação.
Mediante a implantação do plano proposto, estas organizações conseguiram organizar melhor a informação, de forma a transmiti-las e recebê-las com maior rapidez e sem extravios, usando formulários padronizados que permitem o acompanhamento total do processo. Atualmente os projetos são elaborados em formato padronizado promovendo desta forma a objetividade o que vem viabilizar a análise por parte das empresas aumentando inclusive a probabilidade de aprovação. Já a avaliação do plano de comunicação proposta tornou-se um dos pontos fundamentais para a garantia de que o sistema está operando eficientemente. Desta forma é possível constatar que as informações não estão sendo perdidas e as pessoas estão acompanhando e realizando as atividades de acordo com o programado, apontando as melhorias e falhas ocorridas e atualização do sistema.
Instituição de fomento: Faculdade Morumbi Sul
Palavras-chave:  comunicação planejada; sistemas de informação; globalização.

Anais da 56ª Reunião Anual da SBPC - Cuiabá, MT - Julho/2004