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F. Ciências Sociais Aplicadas - 1. Gestão e Administração - 6. Gestão Financeira

AVALIAÇÃO DE SISTEMAS DE INFORMAÇÕES PARA ESTIMAÇÃO DE CUSTOS E FORMAÇÃO DE PREÇOS EM EMPRESAS DE PRODUÇÃO POR ENCOMENDA

Antônio Artur de Souza 1 (artur@face.ufmg.br), Geová José Madeira 2, Ewerton Alex Avelar 3, João Otávio Endrici Montanha 4 e Márcio Noveli 5

(1. Prof. Dr. do Depto. de Ciências Contábeis - UFMG; 2. Prof. Ms. do Depto. de Ciências Contábeis - UFMG; 3. Graduando do Depto. Ciências Contábeis - UFMG; 4. Graduado pelo Depto. Administração, Universidade Estadual de Maringá - UEM; 5. Mestrando do Depto. Administração, Universidade Federal do Paraná - UFPR)

INTRODUÇÃO: O processo de formação de preços (FP) é, geralmente, de difícil condução, devido a todos os fatores implicados pelo mesmo. Não obstante, as empresas necessitam oferecer o seu produto ao preço certo para se manterem competitivas. Nas empresas de produção por encomenda (EPE’s), a FP é um processo ainda mais complexo, devido às peculiaridades de seu processo produtivo. A primeira etapa para as EPE’s estabelecerem o preço de seu produto é a estimação de custos (EC) para a produção. Este tipo de empresa oferece um produto bastante customizado. As especificações dos clientes orientam todo o seu processo produtivo. Em geral, as EPE’s devem concorrer com outras empresas pelo pedido de fabricação; caso os custos estimados sejam incorretos, isso levará a preços distorcidos, o que fará com que a empresa perca pedidos de fabricação ou tenha prejuízos. Além da EC, essas empresas devem contemplar vários fatores, internos e externos, para tomar decisões corretas e estabelecer um preço competitivo. Portanto, as EPE’s necessitam de informações acuradas para que os gerentes tomem suas decisões com segurança e precisão, levando em consideração todos os aspectos relevantes para a FP. Os principais objetivos da pesquisa descrita no presente trabalho foram (1) analisar os processos de tomada de decisão relacionados com EC e FP em EPE’s e (2) verificar se os sistemas de suporte à decisão usados são adequados e se há necessidades informacionais não supridas por esses sistemas.

METODOLOGIA: A pesquisa consistiu de estudos de casos, de natureza exploratória e qualitativa, e foi realizada em EPE’s. Primeiramente, várias empresas foram contatadas e convidadas a participar da pesquisa. A coleta de dados foi realizada através de entrevistas e questionários semi-estruturados aplicados aos profissionais responsáveis pelo processo de EC e/ou FP nessas empresas. Durante as entrevistas, os entrevistadores, de posse de um roteiro com questões abertas, tiveram liberdade para questionar razões e motivos procedimentais, direcionando a conversação para os assuntos que considerassem mais adequados, sem impor a limitação a uma estrutura formal. Os questionários foram utilizados para complementar as entrevistas quando não foi possível encontrar pessoalmente com os profissionais responsáveis pela EC e FP. Entrevistas de complementação (follow-up) foram realizadas por e-mail e por telefone, com o objetivo de suprir deficiências na coleta de dados via questionário e entrevista. O trabalho também envolveu pesquisa bibliográfica e documental – esta última, realizada com base em relatórios e documentos das empresas. Além disso, para estudo dos processos cognitivos (aquisição do conhecimento), foi empregada a técnica “verbal protocol analysis”, que consiste em pedir aos entrevistados que verbalizem seus pensamentos tais como ocorrem no momento em que executam uma decisão.

RESULTADOS: A pesquisa constatou que as EPE’s, independentemente da sua participação no mercado e do volume de produção, têm dificuldades com EC e FP. Todos os profissionais ressaltaram a importância do conhecimento dos custos nas decisões dessas empresas, a exemplo do que se aplica a decisões sobre preços, terceirização e lançamento de novos produtos. Também foi constatado que o porte da empresa é determinante para a escolha do sistema de informação para suporte à decisão utilizado para auxiliar nos processos de EC e FP: as empresas de maior porte utilizam sistemas específicos para esses processos; por outro lado, as empresas menores utilizam sistemas mais simples, que são adaptados para auxiliarem no processo de tomada de decisão, como por exemplo, o MS-Excel e o MS-Access. As empresas vêem falhas em seus sistemas de informações, os quais, muitas vezes, não apresentam todas as informações necessárias para o seu peculiar processo produtivo. Isso é bastante prejudicial para as mesmas, uma vez que a pesquisa também constatou que a concorrência no mercado das EPE’s é crescente; em decorrência disso, o uso da experiência e da intuição para suprir a falta de ferramentas computacionais pode ter conseqüências desastrosas para essas empresas. Também foram identificados os fatores internos e externos que influenciam a EC e a FP nas EPE’s, e que são determinantes para que as decisões sejam tomadas coerentemente, de forma segura e precisa.

CONCLUSÕES: Pôde-se concluir que as EPE’s têm uma dificuldade ainda maior que as demais empresas para conduzir os processos de EC e FP. A principal razão para isso é a interdependência entre estes processos: devido à diversidade dos fatores que os influenciam, muitos deles completamente novos por causa do atendimento às especificações dos clientes, uma estimativa incorreta dos custos pode afetar a FP e distorcer as decisões posteriores. Além disso, os sistemas de informações utilizados pelas EPE’s, para auxiliarem os gerentes a tomarem suas decisões, não são eficazes: eles não levam em consideração todas as peculiaridades do processo produtivo dessas empresas, no qual a elaboração de cada produto deve ser minuciosamente analisada, avaliando-se diversos fatores distintos e que usualmente não são repetitivos. Observa-se, ainda, que esses sistemas não são suficientemente dinâmicos para se adaptarem ao ambiente bastante flexível nos quais as EPE’s estão inseridas, e, com freqüência, não fornecem todas as informações que os profissionais necessitam, levando-os a erros e dúvidas. Além disso, alguns profissionais não dão relevância a seus sistemas, permitindo que sejam alimentados com dados e informações imprecisos; esse tipo de atitude faz, naturalmente, com que as decisões se tornem ainda mais equivocadas. Embora os avanços da tecnologia da informação nos últimos anos sejam notáveis, as EPE’s ainda não conseguiram utilizar esse potencial em seu próprio benefício.

Palavras-chave:  Estimação de custos; Formação de preços; Sistemas de suporte à decisão.

Anais da 57ª Reunião Anual da SBPC - Fortaleza, CE - Julho/2005