Em agosto de 2003 foi encontrada, no mezanino do prédio da Câmara Municipal de Aquidauana, em Mato Grosso do Sul, enorme quantidade de variados documentos produzidos ou recebidos por aquela instituição pública, os quais, remontando ao ano de 1907, achavam-se precária e desordenadamente acondicionados em caixas de papelão, ou simplesmente espalhados pelo chão, submetidos à ação do tempo. Considerando-se a precariedade da guarda e conservação, por parte daquela Casa Municipal de Leis, de uma massa documental de reconhecido valor histórico; partindo-se, ainda, da premissa de que a preservação de documentos de valor histórico, provenientes de instituições da sociedade civil, é fundamental para a identidade cultural de uma nação e tendo por fundamento a Constituição da República Federativa do Brasil, de 05/10/1988, que em seu artigo 23, parágrafos III e IV, define ser “de competência da União, dos Estados, do Distrito Federal e dos Municípios proteger os documentos históricos, as paisagens notáveis e os sítios arqueológicos”, bem como “impedir a evasão a destruição e a descaracterização de obras de arte e outros bens de valor histórico, artístico e cultural”, em 2004 elaborou-se o Projeto de Pesquisa Organização e Estruturação do Arquivo da Câmara Municipal de Aquidauana, o qual foi desmembrado em três Projetos de Iniciação Científica visando o Tombamento, a Classificação e o Ordenamento dos documentos que comporão o acervo do Arquivo Histórico da Câmara Municipal de Aquidauana.

Frente ao grande volume da massa documental encontrada na Câmara Municipal de Aquidauana, o qual se estende de 1907 a 2004, inicialmente optou-se, seguindo os critérios da arquivística para melhor planejamento e posterior gestão dos arquivos, pela separação dos documentos conforme seu ciclo de vida ou idade. Assim, definiu-se que o acervo histórico seria composto pelos documentos referentes ao período de 1907 a 1963; os documentos referentes ao arquivo intermediário seriam aqueles do período de 1964 a 1994 e os do arquivo corrente, ainda passíveis de consulta por parte dos vereadores e da comunidade, os de 1994 a 2004.

Realizado esse procedimento, optou-se por trabalhar, num primeiro momento, exclusivamente os documentos constantes do acervo histórico, os quais foram separados em ordem rigorosamente cronológica, conforme o tipo e a espécie dos mesmos. Isso posto iniciou-se o processo de tombamento (ou inventário), constatando-se até o momento o montante de 9.180 documentos, entre livros de atas e de registros, atas de sessões legislativas, projetos de leis do legislativo e executivo, leis sancionadas, correspondências expedidas e recebidas, indicações, proposições, plantas, mapas, fotos, etc. Atualmente procede-se à leitura individual de cada documento para classificação, elaboração de resumo (recuperação do documento artificial) e catalogação eletrônica. Simultaneamente, teve início o processo de seu ordenamento em pastas (maços) e caixas plásticas, prateleiras e estantes.

Já no processo de levantamento do ciclo de vida dos documentos para a posterior contagem e inventário, notou-se que inúmeros documentos encontrados estavam diretamente relacionados a algumas pesquisas que vêm sendo desenvolvidas por professores e estudantes de graduação e pós-graduação, em nível de especialização e mestrado, da UFMS e de outras instituições de Ensino Superior. Pesquisadores esses atuantes em várias áreas do conhecimento, provenientes de Aquidauana e de municípios vizinhos como Campo Grande.

Do ponto vista acadêmico, o desenvolvimento deste Projeto de Pesquisa, bem como o conjunto de estudos a ele relacionados, tornou possível uma melhor compreensão do funcionamento, da importância e do papel dos arquivos, em geral, e de sua interação com o ofício do historiador, elemento que poucos estudantes dos cursos de história têm dimensão. Permitiu estabelecer a diferença existente entre ir ao arquivo enquanto pesquisador e o processo de “gerar” e gerir um arquivo, além da percepção de que a problemática que envolve aquelas pesquisas acadêmicas não consiste, exatamente, na ausência de documentos, mas sim na dificuldade de acesso aos mesmos em razão da má administração e da falta de disponibilização, aos pesquisadores e ao público em geral, dos arquivos públicos e particulares.

Tendo em vista o volume de documentos que a princípio constituíam objeto das pesquisas, bem como o completo estado de abandono em que se encontravam, foi possível organizar em ordem cronológica todos os documentos constantes do acervo da Câmara Municipal de Aquidauana. No arquivo histórico, especificamente, fez-se a separação em ordem rigorosamente cronológica conforme o tipo e a espécie dos documentos. Simultaneamente, realizou-se o inventário (ou contagem) dos mesmos e, respeitando-se alguns vestígios que ainda restam do sistema de organização dos documentos anteriormente vigente na Câmara Municipal de Aquidauana, passou-se à sua classificação. Procedimento que possibilita um diagnóstico de semelhança entre documentos que podem ser agrupados em um mesmo conjunto, a fim de concretizar o plano de ordenação.