65ª Reunião Anual da SBPC

F. Ciências Sociais Aplicadas - 2. Gestão e Administração - 9. Gestão e Administração

O USO FLUXOGRAMA COMO FERRAMENTA DE ANÁLISE DE PROCESSO.

Ana Augusta da Silva Campos - Profa. Dra/ Departamento de Administração – UERN José Orlando Nunes - Prof. Me./Departamento de Administração - UERN Nájila Nayara Ferreira de Oliveira - Discente/Curso de Administração – UERN

INTRODUÇÃO:

Diante da dinâmica da sociedade moderna, com o avanço tecnológico e a implantação de computadores nas empresas, a informação passou a ser uma mercadoria valiosa no mundo empresarial. A informação administrativa emerge de todos os setores da empresa, alimentado-a. Portanto, sua consistência, seu uso racional e objetivo determina a competividade da empresa. A análise organizacional tem como um dos objetivo propiciar a agilidade necessária ao fluxo de informações e aos procedimentos internos, aumentando a visão sistêmica. Dentre as ferramentas utilizadas na análise organizacional destaca-se o Fluxograma, que representa de forma gráfica a sequência de uma atividade. Sua importância é percebida, especialmente, quando utilizada para analisar processos organizacionais visando sua melhoria. Neste trabalho foi utilizado como exemplo da aplicabilidade do Fluxograma um processo de aquisição de materiais da Empresa “X”, mostrando os passos necessários quanto ao processo de atendimento pelo almoxarifado na solicitação de matéria-prima pelo setor produtivo. O processo foi subdividido em duas etapas, ou seja, existindo ou não a matéria-prima, deixando claro os procedimentos adotados. Diante da análise do fluxograma e dos formulários do processo estudado, verificou-se alguns pontos de melhoria.

OBJETIVO DO TRABALHO:

Mostrar a importância do uso do fluxograma como ferramenta de análise organizacional e a sua aplicabilidade por meio da elaboração do fluxograma do processo de aquisição de matéria-prima, identificando as possíveis melhorias e a proposição de um fluxograma otimizado.

MÉTODOS:

Trata-se de uma pesquisa qualitativa de caráter exploratório, isto é, dá estímulo os entrevistados a pensarem livremente sobre o tema. Neste trabalho os dados analisados foram do fluxograma atual do processo de aquisição de matéria-prima, mostrando a aplicabilidade desta ferramenta organizacional pela identificação de pontos de melhoria. Foi realizado um levantamento detalhado dos procedimentos adotados no processo, a fim de termos todas as especificações para posterior análise. Para o levantamento dos dados e informações foram utilizadas as seguintes técnicas: observação pessoal, de forma planejada e precisa; aplicação de questionários, tipo formulário; e a entrevista, buscando esclarecer pontos ainda obscuros no levantamento dos dados. As entrevistas realizadas abrangeram os envolvidos no processo em análise desde níveis de coordenação até membros que não ocupam cargos de chefia. A partir da materialidade das informações encontradas com o uso dessas técnicas, foi possível elaborar o fluxograma detalhado do processo atual e a proposição de melhorias.

RESULTADOS E DISCUSSÃO:

A elaboração do fluxograma permite que sejam visualizados de forma clara os passos do processo.Após a elaboração do fluxograma do processo em estudo faz necessário responder a algumas perguntas básicas, tais como: O que é feito? Para que serve esta fase? Por que esta fase é necessária? A sequência está corretamente fixada? Quem deve executar a fase? Partindo deste pré-requisito para a analise do fluxograma do processo de requisição de matéria-prima, constatou-se a possibilidade de eliminar os passos 15, 16, 17 e 18, passando do passo 14 para o 19, simplificando o processo. A análise dos formulários também permitiu constatar a existência de fluxos de dados e informações originadas no setor de almoxarifado da Empresa “X” para outros setores da referida empresa. Foi realizado um levantamento de todos os campos preenchidos, assinatura dos responsáveis, onde e como são arquivados os formulários. Desta análise foi constatado a necessidade de definição de um novo formato para o formulário usado para a pesquisa de preços e de um método de arquivamento apropriado, facilitando futuras auditorias. Após identificados estes pontos o próximo passo foi a elaboração de um fluxograma proposto com as melhorias identificadas.

CONCLUSÕES:

Para proporcionar a melhoria dos processos de qualquer empresa é necessário realizar uma análise organizacional. Esta por sua vez requer a elaboração do fluxograma atual dos processos existentes. O fluxograma como instrumento de documentação de processos exige procedimentos específicos e a resposta a algumas questões básicas objetivando sua otimização e a proposição de uma fluxograma melhorado. O exemplo da aplicabilidade do uso do fluxograma mostrou que a elaboração deste resultou na otimização do processo e na proposição de um fluxograma otimizado devido as melhorias identificadas. Sua aplicabilidade para a análise organizacional reside nas informações possíveis de serem identificadas com a visualização gráfica do processo e seus responsáveis, constituindo-se num importante instrumento usado para documentar processos.

Palavras-chave: Fluxograma, Análise Organizacional, Gestão de processos.