65ª Reunião Anual da SBPC

F. Ciências Sociais Aplicadas - 11. Documentação e Informação Científica - 1. Documentação e Informação Científica

A PRESERVAÇÃO DA MEMÓRIA ARQUIVÍSTICA DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA FEDERAL NO BRASIL.

José Mauro Gouveia de Medeiros - Estudante de Arquivologia - Faculdade de Ciência da Informação - UnB Eliane Braga de Oliveira - Profa Dra/Orientadora - Faculdade de Ciência da Informação - UnB

INTRODUÇÃO:

Resumo: A pesquisa identifica os atores sociais de memória nos órgãos da administração direta sediados em Brasília e analisa o papel dos sistemas de informações gerenciais dos órgãos públicos brasileiros no que tange, em sua concepção e finalidades, à preservação da memória das ações do Estado. Estabeleceu-se, como amostra, o conjunto de vinte e quatro ministérios da administração pública federal, para visita e aplicação de questionário visando à obtenção de dados. Verificou-se que os órgãos setoriais e seccionais do SIGA são os responsáveis pelas atividades relativas à preservação da memória documental e pela preservação dos registros das ações do Estado brasileiro nos ministérios. Em geral, estas unidades são os arquivos gerais, os protocolos ou as coordenações de documentação. A partir das informações obtidas nos documentos normativos e nas entrevistas realizadas, foi possível observar que as ações voltadas para a preservação da memória documental estão fortemente vinculadas ao funcionamento de um programa de gestão de documentos, operacionalizado pelas unidades de arquivo. Essas ações não estão associadas a uma política institucional de preservação da memória, mas sim à necessidade de atender à legislação arquivística brasileira.

OBJETIVO DO TRABALHO:

Pesquisa exploratória que visou identificar a concepção de memória que permeia as políticas de informação e a gestão da informação nos órgãos da Administração Pública Federal - APF sediados em Brasília e se os sistemas de informações gerenciais dos órgãos públicos brasileiros contemplam, em sua concepção e finalidades, a preservação da memória das ações do Estado.

MÉTODOS:

No primeiro momento, adotou-se, como procedimento, a pesquisa documental. A análise de conteúdo foi utilizada como método no estudo dos documentos normativos. No segundo momento, procedeu-se à coleta de dados por meio de questionário aplicado em visitas aos órgãos selecionados, identificados como órgãos setoriais do Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo e do Sistema de Administração de Recursos de Informação e Informática

RESULTADOS E DISCUSSÃO:

A partir das informações obtidas nos documentos normativos e nas entrevistas, foi possível observar que as ações voltadas para a preservação da memória documental nos órgãos da APF estão fortemente vinculadas ao funcionamento de um programa de gestão de documentos. Constatou-se que, de forma geral, não há uma preocupação com a guarda física do acervo em locais adequados e ao abrigo de sinistros, nem tampouco com o monitoramento do estado de conservação do acervo, o que aumenta o risco de perda de documentação, com o passar do tempo.Alguns instrumentos normativos dos ministérios citam a política de preservação da memória técnica e histórica, embora não exista de fato em todos os órgãos. o agente de memória mais relevante no que se refere à preservação dos registros das ações do Estado brasileiro é o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo (SIGA), através de seus órgãos setoriais e seccionais.

CONCLUSÕES:

A pesquisa identificou o Sistema de Gestão de Documentos de Arquivo – SIGA como responsável pela preservação dos acervos documentais, de acordo com o Decreto n° 4.915, de 12 de dezembro de 2003. A partir da análise das normas que estabelecem as competências das unidades administrativas, foi possível verificar que os órgãos setoriais e seccionais do SIGA são os responsáveis pelas atividades relativas à preservação da memória documental dos ministérios componentes da amostra. Em geral, estas unidades administrativas, sistemicamente ligadas ao SIGA, são os arquivos gerais, os protocolos ou as coordenações de documentação e informação. Conforme o entendimento dos entrevistados, as ações empreendidas com vistas à preservação dos acervos são: higienização dos acervos e dos depósitos, adequação do material usado para acondicionamento e a utilização dos instrumentos técnicos preconizados pela gestão de documentos de arquivos, tais como, tabela de temporalidade e treinamento de funcionários. A partir das informações obtidas nos documentos normativos e nas entrevistas, foi possível observar que as ações voltadas para a preservação da memória documental nos órgãos da APF estão fortemente vinculadas ao funcionamento de um programa de gestão de documentos, operacionalizado pelas unidades de arquivo. Em geral, essas ações não estão vinculadas a uma política institucional de preservação da memória, mas à necessidade de atender à legislação arquivística brasileira.

Palavras-chave: Memória, Preservação, Administração Pública Federal.